Even een opfrissertje na aanleiding van de laatste sprint. Onze doelstelling is dat we 80% van de vragen aan de voorkant opvangen. Soms is het echter noodzakelijk om een collega te raadplegen. De klant zit dan in de wacht. In outlook kun je vervolgens zien wie er aanwezig en beschikbaar is. Als dat om wat voor reden niet klopt, ontstaat er al snel een zoektocht waardoor de klant onnodig in de wacht blijft hangen met soms als uitkomst dat de klant teruggebeld moet worden. Dat kan knap irritant zijn

Andersom gebeurt het best vaak dat iemand wel aanwezig is, maar niet beschikbaar omdat er dringend iets moet worden gedaan. Als je dan toch regelmatig gestoord wordt, is dat ook irritant. Dat gebeurt vooral omdat de ervaring leert dat de informatie in Outlook niet altijd klopt, en dus proberen collega’s het gewoon.

Als je in je Outlook agenda iets plant, dan moet je kijken hoe Outlook dat weergeeft. Dat zie  je in het bovenlint in de Outlook Agenda bij ‘Weergave als’. ‘Vrij’ betekent dat je bereikbaar bent voor je collega’s. Zowel aan de telefoon of aan je bureau. ‘Bezet’ is niet bereikbaar. Heb je een vrije dag of vakantie, of whatever: dan kies je voor ‘niet aanwezig’. Als iedereen dit zo doet, dan is de informatie betrouwbaar en verdwijnt alle irritatie als sneeuw voor de zon.